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由于形成、傳輸和利用方便，電子文件的數(shù)量劇增。盡管這些文件的儲(chǔ)存空間遠(yuǎn)遠(yuǎn)小于紙質(zhì)文件，但是，數(shù)量龐大的電子文件會(huì)增加電子信息系統(tǒng)的負(fù)擔(dān)，既降低系統(tǒng)響應(yīng)檢索訪問(wèn)的速度，也增加維護(hù)保管的費(fèi)用。況且，有些電子文件的確沒(méi)有長(zhǎng)久保存的價(jià)值，對(duì)這部分電子文件進(jìn)行銷(xiāo)毀是必要的。

　　從目前電子文件銷(xiāo)毀的現(xiàn)狀來(lái)看，有些情況還是不容樂(lè)觀的：一是銷(xiāo)毀的隨意性較大，在電子文件產(chǎn)生后，往往受到經(jīng)費(fèi)、載體容量、思想觀念等因素的影響，許多具有保存價(jià)值的電子文件被扼殺在歸檔之前；二是電子文件銷(xiāo)毀的實(shí)施者多為形成者，具有素質(zhì)的檔案部門(mén)卻難以控制到它的操作；三是銷(xiāo)毀方法不規(guī)范，有的將廢棄的電子文件連同載體一起隨意棄置，為信息保密工作留下了隱患。電子文件的設(shè)備依賴(lài)性、信息與載體的可分離性、信息可更改性決定了電子文件的銷(xiāo)毀范圍、時(shí)機(jī)、方法和實(shí)施者與紙質(zhì)文件是有區(qū)別的。

　　一、鑒定出需銷(xiāo)毀的電子文件

　　廣州合輝銷(xiāo)毀電子文件的鑒定包含三個(gè)方面的內(nèi)容：

　　首先，對(duì)電子文件內(nèi)容價(jià)值的鑒定。針對(duì)電子文件在歸檔之前容易“流失”的特點(diǎn)，可嘗試用“職能鑒定”即以職能為基礎(chǔ)進(jìn)行鑒定的方法。在電子文件形成之前或形成之初進(jìn)行鑒定，通過(guò)軟件系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)設(shè)定，將沒(méi)有保存價(jià)值的電子文件剔除出去。

　　其次，對(duì)電子文件原始性的鑒定，以保證文件的憑證價(jià)值。這要考慮計(jì)算機(jī)技術(shù)和電子文件的管理兩個(gè)因素，主要是對(duì)記載電子文件相關(guān)特征的記錄進(jìn)行檢查，確認(rèn)電子文件的原始性。

　　再次，對(duì)電子文件保存、識(shí)讀有關(guān)的技術(shù)狀況的鑒定。主要從信息和載體兩個(gè)角度進(jìn)行，檢查信息的完整性、載體的完好性。

　　那些沒(méi)有保存價(jià)值的電子文件，或者雖有保存價(jià)值但信息、載體已受損且無(wú)法修復(fù)的電子文件，不屬于歸檔范圍，在履行必要的手續(xù)后，可進(jìn)行銷(xiāo)毀。



　　二、電子文件銷(xiāo)毀的時(shí)機(jī)與實(shí)施者

　　紙質(zhì)文件在鑒定完畢后，不需留存的文件由檔案部門(mén)統(tǒng)一銷(xiāo)毀，是在實(shí)踐中行之**的做法，但如果電子文件也一律按此辦法銷(xiāo)毀則是不經(jīng)濟(jì)的，也會(huì)影響到工作效率。

　　電子文件的鑒定工作決定著電子文件銷(xiāo)毀的時(shí)機(jī)、實(shí)施者。如果使用統(tǒng)一的辦公軟件，在系統(tǒng)設(shè)計(jì)之初就可根據(jù)職能鑒定法決定文件的存留，經(jīng)過(guò)文件形成者確認(rèn)之后，應(yīng)該銷(xiāo)毀的電子文件就應(yīng)由軟件系統(tǒng)自動(dòng)刪除；如果所使用的辦公軟件沒(méi)有相應(yīng)的鑒定功能，可在檔案部門(mén)的參與下（檔案部門(mén)可派人前往，條件成熟時(shí)，也可直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行控制），定期對(duì)電子文件進(jìn)行批量鑒定，及時(shí)將沒(méi)有保存價(jià)值的電子文件銷(xiāo)毀；經(jīng)過(guò)初次鑒定后的電子文件，在歸檔時(shí)，由檔案部門(mén)進(jìn)一步鑒定，被剔除出的電子文件由檔案部門(mén)統(tǒng)一銷(xiāo)毀。



　　三、廣州合輝電子文件的銷(xiāo)毀方法

　　電子文件的銷(xiāo)毀可分為信息銷(xiāo)毀和載體銷(xiāo)毀兩大部分。

　　電子文件的信息銷(xiāo)毀是通過(guò)軟件系統(tǒng)改變載體的狀態(tài)，將電子文件數(shù)據(jù)從記錄載體上徹底**的一種方法。這種方法適用于可重復(fù)使用的記錄載體，如硬盤(pán)、軟盤(pán)、可擦寫(xiě)式光盤(pán)、磁帶機(jī)等。它的優(yōu)點(diǎn)是可重復(fù)利用載體，節(jié)約了資源、經(jīng)費(fèi)，銷(xiāo)毀方法簡(jiǎn)單。缺點(diǎn)是，銷(xiāo)毀過(guò)程具有非直觀性，主要是通過(guò)計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)來(lái)完成銷(xiāo)毀工作，如果銷(xiāo)毀不徹底，容易留下失泄密的后患。

　　電子文件的載體銷(xiāo)毀是指將電子文件的載體連同信息一起銷(xiāo)毀的方法，主要適應(yīng)于一次寫(xiě)入不可更改的記錄載體及受損傷不可修復(fù)的載體。它的優(yōu)點(diǎn)是銷(xiāo)毀比較徹底。缺點(diǎn)是，浪費(fèi)資源。從目前看，電子文件載體的回收、再生工作開(kāi)展得不夠，還存在著載體的銷(xiāo)毀處理會(huì)給環(huán)境帶來(lái)不利影響的問(wèn)題。

　　從電子文件的管理全過(guò)程來(lái)看，電子文件的銷(xiāo)毀只是一個(gè)很小的環(huán)節(jié)，它的重要性容易被忽視。實(shí)際上，電子文件銷(xiāo)毀的范圍正不正確、方法得不得當(dāng)，能對(duì)電子文件的管理產(chǎn)生重大影響，做好這項(xiàng)工作，十分有利于電子文件管理工作的健康發(fā)展。鑒于電子文件銷(xiāo)毀工作的現(xiàn)狀，需要我們?cè)趯?shí)踐中不斷摸索，從理論上進(jìn)行研究，切實(shí)找準(zhǔn)電子文件銷(xiāo)毀工作的特點(diǎn)和規(guī)律，為電子文件管理工作的穩(wěn)定發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

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